Zapraszamy do zapoznania się z informacjami dotyczącymi rozliczenia grantów.
1. Zgodnie z ogłoszeniem o naborze każdy grantobiorca zobowiązał się do rozpoczęcia działań związanych z realizacją projektu nie później niż miesiąc od dnia podpisania umowy o powierzenie grantu. Rozumiemy przez to : np., e-mailowe rozesłanie zapytań ofertowych lub telefoniczne rozeznanie rynku i obowiązkowe sporządzenie notatki służbowej. Ważne aby wyżej wymienione działania nie przekraczały jednego miesiąca, czyli 30 dni.
2. Wszelkie płatności powyżej 1000,00 zł (jednego tysiąca złotych) powinny odbywać się w formie rozliczenia bezgotówkowego za pośrednictwem rachunku bankowego na który będą przesłane środki z refundacji.
3. Dokumenty płatności czyli rachunki, faktury, faktury vat i inne muszą być realizowane zgodnie z terminem zapłaty. Jeżeli nie możliwe byłoby zrealizowanie płatności w pierwszym terminie należy zwrócić się do firmy wystawiającej fakturę o ustalenie kolejnego terminu (prolongata). Zalecamy jednak uzgadnianie odpowiednio długich terminów płatności np. do 60 dni, oczywiście w miarę możliwości, żeby ww. realizacje były możliwe.
4. Ważne informacje na temat rozeznania rynku i wyboru usługodawców wykonawców lub/i zakupu towarów:
A. Grantobiorca nie ma obowiązku dokumentowania Procedury wyboru usługodawców, wykonawców lub/i zakupu towarów o wartości równej lub niższej niż 2000,00 zł netto.
B. W przypadku zamówienia, którego wartość jest wyższa od 2 000,00 zł netto lecz niższa lub równa 20 000,00 zł netto przeprowadza się rozeznanie rynku w formie telefonicznej lub analizując podane przez dostawców ceny za towary i usługi na podstawie ofert publikowanych w sieci internetowej oraz otrzymanych bezpośrednio od dostawcy; analizie poddane zostaną minimum trzy różne oferty a z rozeznania grantobiorca sporządza notatkę służbową.
W toku przygotowań powinno być przeprowadzone rozeznanie rynku, gdzie jeżeli zakupy są w kwotach od 2 000,00 do 20 000,00 zł netto należy podać minimum trzy różne oferty na podstawie ofert publikowanych w sieci internetowej oraz otrzymanych bezpośrednio od dostawcy. Z rozeznania grantobiorca sporządza notatkę służbową.
C. W przypadku zamówień, których wartość przekracza 20 000,00 zł netto, Grantobiorca umieszcza na swojej stronie internetowej ogłoszenie o planowanym zamówieniu i o szczegółach zamówienia zapraszając potencjalnych wykonawców do składania ofert. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin 7 dni na składanie ofert. W przypadku nieposiadania strony internetowej Grantobiorca rozsyła do co najmniej 3 wykonawców zapytania ofertowe.
Jeżeli organizacja nie posiada swojej strony internetowej należy udokumentować minimum 3 zapytania ofertowe w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem.
Jeżeli w wyniku powtórzenia procedury Grantobiorca nie otrzymał dwóch ważnych ofert, można zawrzeć umowę, np. z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę, lub po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą.
Informację o wyniku postępowania umieszcza się na własnej stronie internetowej i/lub wysyła się do wszystkich potencjalnych wykonawców, którzy złożyli ofertę.
Grantobiorca ma obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 20 000,00 zł netto poprzez sporządzenie notatki.
5. Opis faktury – wzór
6. Umowa o dzieło – wzór
7. Rachunek umowa o dzieło – wzór
8. Notatka służbowa – wzór
9. Sprawozdanie – otwórz
10. Wniosek o rozliczenie grantu – otwórz
We wniosku o rozliczenie grantu znajdują się załączniki w których, znajdują się poszczególne niżej wymienione karty:
9a – Karta rozliczenia szkolenia/warsztatu/przedsięwzięcia edukacyjnego/imprezy kulturalnej/promocyjnej/rekreacyjnej/sportowej dotyczącej działania określonego
w Zestawieniu rzeczowo-finansowym zadania w pozycji: ………..….
9b – Lista obecności szkolenia / warsztatu / przedsięwzięcia edukacyjnego / imprezy kulturalnej / promocyjnej / rekreacyjnej / sportowej dotycząca działania określonego w Zestawieniu rzeczowo-finansowym zadania w pozycji ………………., Dokument ten może być wykorzystywany również na przymiarkach strojów, spotkaniach związanych z realizacją celów.
9c – Karta publikacji / analizy / badania nad obszarem wdrażania LSR dotycząca działania określonego w Zestawieniu rzeczowo – finansowym zadania w pozycji…
9d – Lista osób nagrodzonych w ramach przedsięwzięcia edukacyjnego / imprezy kulturalnej / promocyjnej / rekreacyjnej / sportowej dotycząca działania określonego w Zestawieniu rzeczowo – finansowym zadania w pozycji………………. .
Karty te mają być wykorzystywane do monitoringu działań określonych
w zestawieniu rzeczowo – finansowym.
11. Beneficjenci zobowiązani są do informowania i rozpowszechniania informacji
o pomocy otrzymanej z EFRROW, zgodnie z przepisami Załącznika III do rozporządzenia nr 808/2014 opisanymi w Księdze wizualizacji znaku Programu Obszarów Wiejskich na lata 2014 – 2020.
12. Księga wizualizacji
13. Logo UE
14. Logo TP
15. Logo PROW 2014-2020
16. Bardzo prosimy o przestrzeganie wyżej wymienionych zasad, ponieważ będzie to rygorystycznie sprawdzane przez Urząd Marszałkowski.